Burocrazia? No, grazie! Documentazione? Si!

Il confine è spesso labile. Quando si parla di documentazione con chi ha sempre lavorato per tradizione orale si passa per “burocrati”. E quando non si documenta in un azienda che formalizza molto si passa per destrutturati. Ma come stanno le cose?

L’assenza di documentazione ha sicuramente alcuni vantaggi percepiti, una distorsione della realtà. Un po’ come la temperatura percepita nelle previsioni meteorologiche: temperatura 18° gradi, percepita 25°. Sempre 18° gradi sono.  I vantaggi percepiti  sono di una maggior agilità nel raccogliere i requisti e tradurli in codice, salvo poi rendersi conto in fase di manutenzione, magari a distanza di tempo, di non aver la minima idea di cosa succede nel applicativo.

D’altro canto documentare tutto, ma proprio tutto, genera entropia. In una situazione estrema potrei dovermi trovare a dover documentare di aver prodotto la documentazione in una sorta di circolo vizioso autoreferenziale. Sembra una situazione assurda ma è quello che succede tutte le volte che gli scambi di email vengono fatti “per lasciare traccia” di un problema. L’obiettivo diventa formalizzare il problema invece di risolverlo.

Vediamo vantaggi e svantaggi dei vari approcci.

Assenza di documentazione

Ossia situazione di azienda che tende a non raccogliere in modo organizzato e strutturato la documentazione.

• Vantaggi: sensazione di procedere molto spediti e percezione di “stare sul pezzo” di “prendere il toro per le corna” e di “non perdersi in … (fronzoli)”
• Svantaggi: difficoltà di manutenzione del software, know-how individuale e non aziendale, aumento dei tempi complessi di implementazione, impossibilità di eseguire dei test, assenza di scalabilità (chi raccogli i requisiti deve scrivere il codice e testare
• Sintomi: refrattarietà alla documentazione “tanto non serve”.

Burocratizzazione

Situazione di eccesso di documentazione, anche per spostare una sedia l’azienda richiedere di documentare lo spostamento (, metti che chi arriva dopo non trova più la sedia…).

• Vantaggi: percezione di lavorare secondo le moderne best-practice e metodologie, consapevolezza che se qualcosa va storto non poteva essere evitato perché “abbiamo documentato tutto” (ovviamente mettendo i problemi in secondo piano)
• Svantaggi: la documentazione è talmente tanta da diventare inutile perché il documento che serve è nascosto tra mille, ansia da “devo documentare” ancora prima che trovare una soluzione o condividere con i colleghi, i documenti prodotti sono spesso obsoleti già appena prodotti perché superati, dispersione di tempo ed energia a scrivere documenti che nessuno legerà mai.
• Sintomi: E’ inutile cercare nei documenti, tanto non trovi mai quello che serve.alcuni documenti vengono letti solo da chi li ha scritti.

Corretta documentazione

La documentazione viene raccolta costantemente e inserita negli archivi in modo ordinato, l’azienda non sollecita documentazione che viene prodotta spontaneamente in funzione delle necessità.

• Vantaggi: si trovano facilmente i documenti che servono, il know-how è aziendale (non individuale)  ossia a disposizione di tutta l’azienda. Facilità nei turn-over interni, manutenzione agevolata, consapevolezza della complessità e di quanto c’è in casa.
• Svantaggi: situazione di equilibrio instabile basta poco per cadere in una delle prime due situazione. Per non cadere nelle situazioni di cui sopra occorre monitorare costantemente i sintomi e contrastarli in modo fermo. Senza però esagerare per non cadere nella situazione opposta. Scoraggiare quindi posizioni tipo: “avito di  scrivere l’analisi così faccio prima” ma non insistere con richieste di formalizzare cose banali e che non arricchiscono l’azienda.