Arriva in azienda un richiesta di informazioni da parte di un cliente, la classica RFI. La macchina commerciale si mette in motto, account, commerciali, sales, presale, team tecnici si mettono al lavoro per rispondere al cliente e superare il primo scoglio: la qualificazione per arrivare alla gara, la famigerata RFP. Come rispondere? Che taglio dare? Mostrarsi capaci, validi e poco costosi è un must, ma proporre la luna per 4 noccioline ha senso? E’ efficace?
Come funzionano le RFI viste dal cliente? Che obiettivi ha il cliente? In genere una RFI serve al cliente per avere un’idea di massima della fattibilità tecnica, sostenibilità economica di un progetto oltre all’individuazione dei fornitori che parteciperanno a una gara. Se il cliente ha già le idee chiare procede con una gara senza perdere tempo con una RFI. Quindi in genere, sottolineo in genere, l’RFI contiene alcune idee e spunti che il cliente vuole portare avanti e chiede ai fornitori aiuto per dare concrettezza alle idee. Per il cliente un’RFI è un modo veloce per scremare i fornitori e individuare quelli che meglio capiscono le esigenze e che propongono soluzioni fuori dagli schemi. Quest’ultimo punto è secondo fondamentale. Nel ruolo “da cliente” non ho mai proposto RFI su temi già noti. Non ha senso ad esempio inviare ai fornitori un’RFI per un CMS, a meno che il CMS in questone debba avere caratteristiche innovative.
Per il fornitore l’ansia da prestazione può essere forte, soprattutto su clienti nuovi. La tentazione di rispondere in modo affermativo ed esagento a qualsiasi domanda è forte. Partendo dal presupposto che nella tecnologia e in particolare informatica si può fare qualsiasi cosa, la risposta che non sarebbe neanche tanto scorretta. Confezionando le frasi nel modo corretto con ‘si può fare’, ‘la piattaforma è predisposta’, ‘abbiamo esperienza’ si riesce a proporre qualsiasi cosa, anche la luna. Avere una quotazione di massima sensata durante un RFI è quasi impossibile. In genere le informazioni richieste dal cliente sono molto generiche e offrono spazio per diverse proposte di soluzioni. La risposta corretta dovrebbe essere da tanto a poco, con una forbice enorme legata all’assenza di requisiti di dettaglio. stesso per una eventuale pianificazione delle attività .
Ovviamente ognuno risponde a un RFI come meglio ritiene opportuno e ho visto RFI (ma anche RFP) in cui la luna veniva proposta per 4 noccioline e i costi di progetto che lievitano in modo esponenziale. La risposta a un RFI deve contenere gli spunti di innovazione che il fornitore può al cliente, evidenziare in modo chiaro gli asset presenti e idee che devono essere sviluppate insieme (a 4 mani con il cliente), un indicazione di quando può durare e ha senso che costi e duri un’iniziativa progettuale basandosi su esperienze analoghe e senza calare questa valutazione sul contesto specifico perché ovviamente non ha senso per assenza di un requisito chiaro.
Per me l’obiettivo della risposta è fornire elementi al cliente per capire se c’è un match tra le sue idee e l’impostazione del fornitore. Arrivare a partecipare alla gara deve essere la conseguenza del ‘match’ cliente/fornitore, non l’obiettivo della risposta al RFI. E’ una sottile differenza ma molto importante. Rispondere al RFI con l’obiettivo di arrivare alla gara porta il fornitore a proporre la luna per 4 noccioline. La risposta dovrebbe essere chiara e trasparente e basata su ciò che il fornitore è in grado fare e non esclusivamente sulle aspettative del cliente. Aggiungerei anche breve, la risposta deve essere breve. Va sempre ipotizzato che il cliente ha inviato all’RFI a diversi fornitori, più di quelli che partecipano a una gara, a volte anche più di 10. L’obiettivo del cliente è chiarirsi le idee velocemente per definire il contenuto di una gara. Se le risposte sono lunghe e confuse vengono archiviate velocemente.